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La tecnologia Monitoring e il Lean Management

Cos’è la tecnologia Monitoring e perché associarla al metodo “Lean”?

La tecnologia “monitoring” di White Wall è semplice, o meglio, è complessa ma particolarmente facile da applicare in qualsiasi tipo di contesto che preveda il lavoro di persone e/o l’utilizzo di attrezzature per la realizzazione di attività. In altre parole, in qualsiasi tipo di contesto aziendale, in particolare quelli in cui il lavoro del personale è fortemente determinante sul risultato finale in termini di efficacia, efficienza e qualità.

Per poter dunque alla domanda, occorre spiegare cos’è la tecnologia “Monitoring”.

Proviamo a pensare ad un percorso semplice, ad esempio quello per l’accesso ad una visita specialistica, in cui ciò che è importante per il cliente è la fluidità, facilità e velocità del percorso stesso.

Consideriamo che la struttura sanitaria, nel costruire un percorso del genere, deve tenere conto di molte variabili in fase di progettazione: occorre un medico, del personale amministrativo e sanitario, degli spazi comuni e specifici, delle tecnologie, possibilmente dei software che consentano di verificare l’arrivo del paziente, i front per la fatturazione ed incasso della prestazione, l’emissione di un referto, eventualmente un software per vedere le immagini della risonanza magnetica al ginocchio per cui ci siamo rivolti all’ortopedico, un call center o app con cui prenotare la prestazione, un’app per gestire il flusso all’interno della struttura, magari mediante geolocalizzazione e navigazione indoor, un ufficio amministrativo che si occupi di gestire le pratiche amministrative, un wi.fi per poter ingannare l’attesa, un bar nei paraggi per poter prendere un caffè, un parcheggio comodo, e così via…

Pur essendo una configurazione abbastanza complicata, porta il vantaggio di essere replicabile per molti dei servizi ambulatoriali offerti, dalle ecografie, alle visite ginecologiche, alle infiltrazioni al ginocchio etc….

In altre parole, quando una struttura progetta un percorso ambulatoriale, fissa uno standard di servizio che rispetti i requisiti di economicità, efficacia, efficienza e qualità.

Bene, è qui che spesso nascono i problemi.

Prima di tutto, dove ci sono persone, ci sono delle interpretazioni personali degli standard di servizio ed istruzioni operative il che, spesso, si traduce in un’applicazione parziale dello schema organizzativo e di attività. Inoltre, quando la Direzione immagina un percorso basato sulla propria sensibilità e indirizzo strategico, nel 99% dei casi il percorso realizzato sarà molto diverso da quello immaginato. Il motivo è semplice: è realizzato da persone che non sono la Direzione stessa, con la propria forma mentis, attitudine, motivazioni etc…, senza contare che spesso, i clienti, non si comportano mai come ci aspettiamo che facciano.

Dunque, com’è possibile far in modo che la realtà sia simile all’idea?

Esistono tanti strumenti manageriali per farlo, ma sicuramente il migliore è quello del Metodo di Lean Management. Attenzione però, White Wall non si occupa direttamente della parte consulenziale, si occupa di fornire la tecnologia perfetta per supportare l’analisi con dati realistici, in tempo reale e con una precisione che le persone fisiche non potranno mai raggiungere. Per chi non sapesse cos’è l’approccio Lean, in estrema sintesi possiamo dire che è un metodo per analizzare se i processi di creazione di servizi o prodotti sono efficaci, efficienti e di qualità e con quali accorgimenti si possono migliorare, alzandone gli standard e l’output atteso.

Tornando quindi alla domanda iniziale, possiamo pertanto spiegare perché la tecnologia monitoring è perfetta per poter supportare l’analisi Lean.

Immaginiamo di applicare un device bluetooth alle persone o agli oggetti che entrano nel percorso di visita specialistica di cui parlavamo prima. Questi dispositivi raccolgono dati di movimento ed interazione, precisi e costanti, che tracciano passo dopo passo ogni singola attività che viene svolta dal paziente e dalla struttura, per poter, rispettivamente, fruire o offrire la visita specialistica. Immaginiamo quindi di vedere una dashboard in cui sono fedelmente rappresentati tutti gli spazi, all’interno del quale si muovono clienti e personale. Per esempio, possiamo vedere quanta strada il paziente deve percorrere per poter raggiungere il desk informativo, quanti minuti spreca in fila per attendere il proprio turno, quanto tempo occorre alle impiegate per fare l’accettazione amministrativa, quanto tempo occorre all’infermiera per andare a cercare l’ecografo, quanta strada deve effettuare il paziente per trovare l’ambulatorio e così via. Questi dati vengono raccolti in tempo reale e vengono resi fruibili per l’analisi. In tale ambito e con tali dati, l’analisi Lean permetterà di verificare dove e come vengano prodotti sprechi ed inefficienze nel percorso tracciato, consentendo quindi di pianificare interventi di miglioramento mirati ed efficaci.

Ma come funziona la tecnologia? Lo scopriremo nel prossimo articolo

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